ANALISIS TUGAS

ANALISIS TUGAS

Analisis tugas merupakan suatu metode untuk menganalisis pekerjaan manusia, apa yang dikerjakan, dengan apa mereka bekerja dan apa yang harus mereka ketahui, misalnya apa saja tugas yang harus dilakukan waktu membersihkan rumah.

Analisis tugas adalah proses untuk menganalisis cara manusia melakukan pekerjaannya : hal-hal yang mereka kerjakan, hal-hal yang mereka kenai tindakan, dan hal-hal yang perlu mereka ketahui.

Keluaran dari analisis tugas adalah perincian dari tugas yang dilakukan manusia. Hal-hal yang mereka gunakan, rencanakan dan urutan tindakan yang biasa dilakukan untuk menyelesaikan tugas tergantung pada teknik yang digunakan.

Mengapa perlu ? karena analisis tugas digunakan untuk memasukkan elemen manusia secara langsung pada perancangan secara sistematis dan terbuka sehingga dapat diperiksa secara teliti. Elemen manusia harus diopptimasi dan potensi kesalahan harus dieleminasi.

Istilah-istilah dalam analisis tugas :

1.    Sasaran (external task)

Adalah kondisi sistem yang ingin dicapai manusia, misalnya menulis surat, pergi ke toko

2.    Tugas (internal task)

Adalah himpunan terstruktur dari aktivitas yang dibutuhkan, digunakan atau dipercayai sebagai hal penting  untuk mencapai sasaran dengan menggunakan perangkat tertentu, misalnya menulis perintah melalui keyboard

3.    Aksi (action)

Adalah tugas yang tidak mengandung pemecahan persoalan atau komponen struktur kendali, misalnya memindah pointer, menekan kunci

4.    Rencana (method)

Terdiri atas sejumlah tugas atau aksi yang disusun dalam suatu urutan

Analisis tugas digunakan untuk :

1.    Manual dan pengajaran

a.    Mengajarkan cara melakukan task

b.    Menyusun manual atau materi ajar

c.    Membantu user menjelaskan sistem ke orang lain

2.    Menangkap kebutuhan dan merancang sistem

a.    Memandu perancangan sistem baru

b.    Membantu perancang dalam meilih model internal untuk sistem yang sesuai dengan harapan user

c.    Meramalkan penggunaan sistem baru

3.    Merancang antar muka detail

a.    Mengklasifikasi tugas atau objek yang digunakan dalam perancangan menu

b.    Menghubungkan antara objek dengan aksi (OOP)

Contoh analisis tugas dalam rangka membersihkan rumah :

1.    Ambil penghisap debu

2.    Tancapkan penghisap debu ke alat penghubung listrik

3.    Bersihkan ruangan

4.    Jika kotak debu telah penuh, kosongkan

5.    pasang kembali penghisap debu dan segala peralatan pembantunya

User yang menggunakan perlengkapan ini harus mengetahui tentang :

1.    Penghisap debu

2.    Alat-alat pembantu (koneksi listrik)

3.    Kotak debu

4.    Lemari

5.    Ruangan, dan sebagainya

TEKNIK ANALIS TUGAS

Teknik analisis tugas dibagi menjadi tiga bagian, antara lain :

1.    Dekomposisi tugas

2.    Analisis berbasis pengetahuan

3.    Teknik berbasis relasi entitas

Teknik analisis tugas memiliki ruang lingkup yang lebih luas meliputi tugas-tugas yang melibatkan penggunaan komputer dan memodelkan aspek-aspek dunia nyata baik yang menjadi bagian maupun tidak dalam sistem komputer, misal jika dilakukan anasisis tugas terhadap pekerjaan pengolah kata maka aktivitas mengambil kertas atau dokumen, mengganti tinta printer dan memasukkan media penyimpanan juga akan menjadi bagian dari hal yang tercakup di dalamnya.

Analisis tugas dikhususkan untuk mengenali kepentingan user dan cenderung mengamati perilaku yang terlihat pada user bukan pada mengapa mereka melakukannya.

DEKOMPOSISI TUGAS

Dekomposisi tugas memisahkan tugas kedalam urutan sub-tugas, bertujuan untuk menjelaskan akasi yang dilakukan manusia, menstrukturkan tugas didalam hirarki sub tugas dan menjelaskan urutan dari sub-tugas.

Hierarchical Task Analysis (HTA) adalah metode yang ekonomis dalam pengumpulan dan pengorganisasian informasi karena analis hanya perlu mengembangkan bagian dari hirarki yang dibutuhkan dan memungkinkan analis memfokuskan diri pada aspek penting task dalam konteks keseluruhan task.

HTA menyediakan konteks dimana pendekatan spesifik analisis tugas yang lain dapat digunakan untuk menghasilkan dampak yang lebih besar dan baik dikembangkan sebagai gabungan antara analis tugas dengan orang yang terlibat operasi.

Kelemahan HTA adalah bahwa analis perlu mengembangkan pengukuran keterampilan untuk menganalisis tugas secara efektif. Teknik ini bukanlah prosedur yang sederhana yang dapat diterapkan secara cepat. Keterampilan tersebut dapat diperoleh dengan cepat melalui latihan.

HTA harus dijalankan mulai dari tingkat manajer, engineer dan staf operasi lain dan perlu dilakukan secara urut untuk menjamin kelengkapan informasi sekaligus untuk mengkonfirmasi apakah HTA telah sesuai dengan kebutuhan manajerial.

Fokus dari HTA adalah penggunaan teks dan diagram untuk menunjukkan hirarki dan perencanaan untuk menjelaskan urutan, misal :

Deskripsi tekstual HTA dalam rangka membersihkan rumah :

1.    Keluarkan penghisap debu

2.    Sesuaikan semua alat yang harus ditancapkan

3.    Bersihkan ruangan

3.1  Bersihkan ruang utama

3.2  Bersihkan ruang tamu

3.3  Bersihkan kamar tidur

4.    Jika kotak debu sudah penuh, kososngkan

5.    Letakan penghisap debunya dan segala peralatan pembantunya

PERENCANAAN

            Rencana 0 :    kerjakan 1-2-3-5 dalam urutan

                                    Ketika kotak debu penuh, kerjakan 4

Rencana 3 :    kerjakan sembarang dari 3.1, 3.2, atau 3.3 dalam sembarang urutan tergantung pada ruang mana yang butuh dibersihkan

Untuk membangkitkan hirarki tugas, yang perlu dilakukan adalah :

§  Dapatkan daftar semua tugas

§  Kelompokkan tugas ke dalam level tugas yang lebih tinggi

§  Dekomposisi level tugas terendah lebih lanjut

§  Aturan pemberhentian (stopping rules), bagaimana kita tahu kapan kita berhenti ? Apakah “kosongkan kotak debu” sudah cukup ?

§  Tujuan : perluas hanya pada tugas yang relevan

§  Biaya kesalahan = P x C,

Dimana P = kemungkinan adanya kesalahan

             C = biaya dari kesalahan

HTA merupakan suatu tata bahasa untuk menjelaskan urutan-urutan tugas yang dilakukan dengan menguraikan kalimat ke bentuk huruf-huruf, kata benda, kelompok kata benda dan sebagainya.

Contoh :

Keluarkan Vacuum Cleaner

Peralatan pembantu

Bersihkan ruangan utama

Bersihkan ruangan tamu

Kosongkan kotak debu

Bersihkan kamar tidur

Letakkan Vacuum Cleaner

HTA juga dapat dibuat dibuat dalam bentuk diagram sebagai berikut :

Catatan :

1.    Garis di bawah kotak berarti tidak ada lagi perluasan lebih lanjut

2.    Perencanaan bisa ditulis di tempat lain, misalnya disamping diagram

Turunan dari diagram di atas juga sering disebut sebagai penghalusan deskripsi dari HTA awal ke HTA selanjutnya. Ada beberapa heuristik, misalnya :

1.    Aksi pasangan : seperti ketika gas dihidupkan

2.    Restruktur : pembangkitan tugas “membuat teh”

3.    Keseimbangan : menuangkan teh, lebih sederhana daripada membuat teh

4.    Generalisasi : membuat satu cangkir atau lebih

Jika suatu aktivitas tugas berada dalam posisi tunggu maka aktivitas itu dikatakan “sibuk” karena tidak ada aktivitas lain yang dikerjakan. Sibuk diasumsikan jika tugas yang direncanakan itu adalah adalah satu tugas. Jika tugas yang dikerjakan lebih dari satu, bisa jadi waktu sibuk bisa digunakan untuk aktivitas lain.

ANALISIS BERBASIS PENGETAHUAN

Analisis berbasis pengetahuan dimulai dengan mendaftar semua objek dan aksi yang terlibat dalam tugas dan kemudian membangun taksonominya. Hal ini mirip dengan deskripsi hirarki yang dilakukan pada bidang biologi, misalnya :

Hewan digolongkan menjadi invertebrata dan vertebrata.

Hewan vertebrata adalah ikan, burung, reptil, amfibi, mamalia dan seterusnya

Tujuannya adalah untuk memahami pengetahuan (knowledge) yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan dapat digunakan untuk membantu membuat materi pengajaran dan menilai jumlah pengetahuan pada tugas yang berbeda.

Contoh lain pembuatan taksonomi adalah pada kendali mobil berikut :

Pembuatan taksonomi kendali mobil di atas cukup mudah. Kita dapat melakukan pengamatan dan kemudian mendaftar semuanya. Jika analisis diperluas ke masalah pengemudian mobil maka akan diperlukan objek tambahan seperti instrumen, misalnya speedometer, kunci mobil, sabuk pengaman, marka jalan, mobil yang lain, dan sebagainya.

Seperti pada HTA, sulit untuk mengetahui kapan harus berhenti, oleh sebab itu perlu adanya suatu aturan penghentian (stopping rule). Prosedur yang terbaik adalah dengan mendaftar semua item dan memilih mana yang diperlukan  dan mana yang tidak sehingga harus dihapus, kemudian dikelompokkan  kembali ke dalam objek yang mirip.

Struktur yang dibangun dapat berbeda, misalnya menurut pandangan pengendara mobil, rem (brake) dan gas (accelerator) melakukan tugas yang berhubungan walaupun tidak terkoneksi secara mekanik. Rem tangan (hand brake) digabungkan dengan pengunci pintu (door lock) pada aspek parkir, padahal perlu juga dibuatkan ketegori baru yaitu instrumen rem (braking) bersama dengan rem kaki (foot brake). Hal ini akan menghasilkan bentuk taksonomi berbeda yang dapat diambil berdasarkan keperluan tertentu tetapi ada juga yang tergantung pada kondisi, misalnya :

                        wash/wipe

                        front

                              front wipers, front washers

                        rear

                             rear wipers, rear washers

Salah satu teknik analisis tugas untuk mendeskripsikan pengetahuan  (Task Analysis for Knowledge Description – TAKD) adalah dengan memakai taksonomi khusus yaitu Task Descriptive Hierarchy (TDH )

Ada tiga tipe notasi dari taksonomi, yaitu :

1.    XOR – taksonomi normal, dimana objek ada dalam satu-satunya cabang atau sebuah objek hanya merupakan bagian dari satu kategori

2.    AND – objek harus ada pada keduanya, digunakan jika suatu objek terdiri dari beberapa kategori untuk merepresentasikan klasifikasi jamak

3.    OR – kasus terlemah, dapat saja pada satu, banyak atau tidak ada cabang, digunakan jika objek merupakan bagian dari satu atau lebih kategori.

Contoh :

TAKD mempunyai aturan keunikan yang menuntut TKD yang lengkap dan membedakan dua objek yang spesifik. Karakter / digunakan untuk merepresentasikan percabangan AND sedangkan karakter | digunakan untuk  XOR  dan { digunakan untuk OR, contoh :

Kini tiap objek dapat direpresntasikan dengan jejak khusus dalam hirarki yang disebut dengan Knowledge Representation Grammar (KRG) dengan karakter “/” untuk cabang AND, “()“ untuk cabang OR dan “{}” untuk cabang OR, contoh kita dapat menjelaskan plate sebagai:

           

            kitchen item/shape(flat)/function{preparation, dining(for food)}/

dapat dibaca  a kitchen item whose shape is flat AND its function is preparation OR dining for food

Aturan keunikan tidak selalu harus dipenuhi secara kaku, terutama pada hirarki sederhana yang tidak terlalu kompleks, yang mengandung percabangan AND/OR/XOR. Secara umum aturan keunikan ini lebih berfungsi sebagai pengecek informasi apakah suatu objek dapat dibedakan dengan yang lain. Pembuatan taksonomi sederhana untuk suatu aksi serupa dengan yang dilakukan terhadap objek, misalnya :

                 

Analisis yang sama seperti yang dilakukan pada objek juga dapat dilakukan pada hirarki aksi, seperti apakah taksonomi ini sudah cukup lengkap atau belum sesuai dengan tujuan pembuatan, apakah telah memenuhi aturan keunikan dan sebagainya. Taksonomi aksi lebih menekankan pada pengklasifikasian menurut karakteristik yang umum, dan kemiripan tugas sederhana.

TEKNIK BERBASIS RELASI ENTITAS

Teknik berbasis relasi entitas biasanya berasosiasi dengan basis data pada model database entitas, mewakili sistem contoh tabel dan atribut pada analisis tugas, menekankan pada objek, aksi dan hubungan diantaranya.

Teknik ini mirip dengan analisis berbais objek tetapi mengikut sertakan entitas non komputer dan penekanan pada pemahaman domain, bukan implementasi. Teknik ini juga melakukan pengklasifikasian (cataloguing) dan pengujian (examination) pada objek dan aksi, namun lebih dititik beratkan pada relasi antara aksi dan objek daripada kemiripannya.

Contoh :

           

1.    OBJEK

Objek dibagi menjadi tiga grup, yaitu :

a.    Objek konkret : sesuatu yang sederhana, misal cangkir kopi, blender

b.    Aktor : memasak, makan malam

c.    Objek komposit : staff dapur, resep

Objek memiliki atribut seperti blender mempunyai status ON/OFF. Atribut tidak perlu lengkap secara komputasional

2.    AKSI

Aksi mengubah kondisi sesuatu (patient) mengunakan sesuatu (instrument) dan dilakukan oleh seseorang (agent). Dengan kata lain :

a.    Agent : yang melakukan aksi

b.    Patient : yang diubah oleh aksi

c.    Instrument : digunakan dalam melakukan aksi

Misal : Chef (agent) mencampur (action) resep (patient) dengan sendok (instrument)

Agen bertanggung jawab untuk setiap aksi karena cara yang baik menandakan bahwa aktor mengenali sistem.

Objek dapat dibagi menjadi :

a.    Concentrate objects (objek nyata)

Yaitu objek atau benda dalam dunia nyata sehari-hari misalnya cangkul, gelas dan sebagainya

b.    Actors (aktor)

Adalah manusia dan objek non-manusia yang melakukan aksi

c.    Composite objects (objek komposit)

Berbentuk komposit atau mengandung lebih dari satu objek

Contoh E/R objek dalam objek dan aksi :

3.    KEJADIAN

Kejadian (event) adalah saat sesuatu berlangsung atau terjadi, terdiri dari :

a.    Kinerja aksi, misal “Sam menanam wortel”

b.    Kinerja spontan : Agen tidak bertanggung jawab terhadap sesuatu peristiwa dan tidak berasosiasikan objek, misal “Biji labu berkecambah” dan “kelembaban turun di bawah 25%”

c.    Kejadian berdasar waktu, misal pada tengah malam

4.    HUBUNGAN

Merupakan suatu hubungan antara objek, aksi dan kejadian. Relasi antara komponen tersebut adalah sebagai berikut :

a.    object- object

§  social : Sam adalah bawahan Vera

§  spatial : Pompa 3 adalah untuk rumah kaca

b.    action-object

§  agent (berhubungan dengan object)

§  patient dan instrument

c.    actions and events

§  sementara dan menyebabkan

§  “Sam menanam wortel karena Vera memberitahukannya”

d.    temporal relations

§  menggunakan HTA atau notasi dialog

§  menunjukkan urutan tugas (normal HTA)

§  menunjukkan object lifecycle

                                   

Contoh :

SUMBER INFORMASI DAN PENGUMPULAN DATA

Analisis tugas memungkinkan membuat suatu struktur data mengenai  tugas dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber daya yang baik pula. Proses analisis data tidak semata-mata mengumpulkan, menganalisis, mengorganisasikan data dan merepresentasikan hasil namun kadangkala  kita harus kembali melihat sumber data tersebut dengan pertanyaan dan cara pandang yang baru.

Beberapa sumber informasi yang dapat digunakan untuk membuat analisis tugas :

1.    Dokumentasi

Dokumentasi yang ada pada suatu organisasi, misalnya buku manual, buku instruksi, materi training dan sebagainya. Dokumen ini umumnya berfokus pada item tertentu, misalnya informasi mengenai fungsi peralatan, tidak bagaimana peralatan tersebut digunakan. Selain itu terdapat juga dokumen peraturan perusahaan dan deskripsi tugas yang memberikan informasi mengenai tugas tertentu dalam konteks yang lebih luas.

Terdapat dua bentuk manual, yaitu :

a.    Manual dan dokumentasi

Prosedur manual dengan melakukan deskripsi HTA, berguna bagi pemula atau jika domain terlalu sulitdan diasumsikan semua tugas telah diketahui.

b.    Manual konseptual

Pengetahuan atau analisis berbasis entitas atau relasi dan baik untuk tugas yang open ended

2.    Observasi

Observasi langsung, baik secara formal maupun informal perlu dilakukan jika ingin mengetahui kondisi dari pekerjaan tugas. Hasil dari observasi dan dokumentasi dapat  digunakan untuk analisis sebelum memutuskan untuk melakukan data dengan teknik lain yag memakan biaya.

Observasi dapat dilakukan di lapangan  untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya atau di laboratorium agar dapat lebih mengendalikan lingkungan  dan pada umumnya memiliki fasilitas yang lebih baik. Observasi juga dapat dilakukan secara aktif dengan memberikan pertanyaan secara pasif dengan hanya memperhatikan objek ketika sedang bekerja.

3.    Wawancara

Bertanya kepada seseorang yang ahli pada bidang tugas yang akan dianalisa. Ahli tersebut dapat seorang manajer, supervisor atau staf. Wawancara kepada seorang ahli sebaiknya dilakukan setelah observasi agar dapat mengetahui kondisi yang diinginkan atau yang tidak diinginkan.

4.    Analisis awal

Setelah data diperoleh, untuk tahap awal dilakukan dengan mendaftar objek  dan aksi dasar dengan menelusuri dokumen yang ada.

5.    Pengurutan dan Klasifikasi

Beberapa analis melakukan pengurutan dan klasifikasi sendiri namn ada juga yang dibantu oleh ahli berdsarkan bidang analisis.

PENGGUNAAN HASIL ANALISIS TUGAS

Hasil dari analisis tugas adalah bentuk perincian dari tugas yang dilakukan, teknik dan alat yang digunakan, serta rencana dan urutan aksi  untuk melakukan tugas tersebut. Contoh dari penggunaan hasil analisis tugas, misalnya :

1.    Manual dan Pengajaran

Struktur hirarki yang dimiliki oleh HTA dapat digunakan untuk menyusun manual  atau bahan pengajaran. Bentuk how to do dapat digunakan sebagai bahan pelatihan tingkat dasar        sedang yang lebih mahir memerlukan struktur konseptuap yang lebih baik, misal dengan teknik berbasis pengetahuan.

2.    Pendefinisian Kebutuhan dan Perancangan Sistem

Analisis tugas memberikan kontribusi pada proses pendefinisian kebutuhan dan perancangan sistem. Analisis tugas terhadap sistem yang sudah ada akan membantu pendefinisian kebutuhan dalam hal :

a.    Objek dan tugas apa saja yang ada di sistem lama yang akan diakomodasi di sistem baru

b.    Fitur apa yang akan diperbarui, apakah akan mengotomasi seluruh tugas atau fungsi spesifik tertentu

Pada perancangan yang lebih tinggi, analisis tugas juga dapat membantu perancang menentukan model internal sistem yang sesuai dengan keinginan user serta dapat digunakan untuk meramalkan pengunaan sistem.

3.    Perancangan Detail Interface

Taksonomi tugas dapat digunakan untuk merancang menu. Tugas utama dapat dijadikan menu utama dan sub dibawahnya menjadi sub menu yang berkaitan. Tampilan menu alternatif  dapat disesuaikan dengan tugas dan peran dari menu.

 TUGAS

§  Buat Diagram Hierarchical Task Analysis dalam rangka mengganti ban mobil

§  Buat taksonomi untuk mendeskripsikan sebuah Personal Computer

§  Buat E/R object untuk mendeskripsikan seorang manajer keuangan di sebuah perusahaan